平时在制作周报、统计数据这类报表文件时，为了便于数据查看和美观，我们常常要在行列之间插入间隔的空白行、列，如果需要插入的空白行列很多，手工插入显然费时费力。有没有高效的插入方法呢？

 

1. 就地取材 用好Excel的内置功能

对于空白行列的添加，用Excel已经内置的一些组件可以快速实现。比如在制作单词列表数据时，为了便于查看和遮挡背诵，现在需要在原来单词列表中插入空白行进行间隔，此时利用Excel内置功能就可以轻松实现（图1）。

 

图1 插入空白行列示例

 

首先在E2、F3输入1、2数值，接着选中“E2:F3”数组向下填充到原始数据的末行，使得数据和E列、F列输入的数值错开排列。选中E2:F11，按下F5点击“定位条件”，定位条件选择“空值”（图2）。

 

图2 选择定位条件

 

这样E2:F11的所有空白单元格都会被选中，点击“开始→插入→单元格→插入工作表行”，Excel就会在每行的间隔插入空行了，最后将E、F辅助列删除即可（见图3）。

 

图3 插入工作表行

 

小提示：

对于需要进行数据统计或者排序的文件，插入空白行后可能会影响操作。如果要批量删除空白行，同样可以使用上述F5空值定位的方法，定位到所有空值后选择“删除”即可。

上述方法是添加插入空白行，如果要插入空白列，同上先在原始数据最后一行输入辅助数据，比如本例是A12→D12，依次输入1、2、3、4，E12→H2输入1.1、2.1、3.1、4.1（图4）。

 

图4 输入辅助数据

 

点击“数据→排序和筛选→自定义排序”，在打开的排序窗口点击“选项→按行排序”，主要关键字选择“行12”（即自定义的辅助行），排序依据为“数值”，排序的方式选择为“升序”（图5）。

 

图5 排序设置

 

这样完成数据的排序后就会自动在每列之间添加一个空白列，按提示将辅助行删除即可（图6）。

 

图6 添加空白列

 

通过上述操作可以看到，空白行列的添加主要是借助添加辅助行、列的方法实现，对于行的添加是通过在原始数据的列尾添加错开辅助数据，然后通过排序实现，如果要插入多行则错开相应行数据即可。空白列则在原始数据的行尾添加对应列数的辅助行数据实现。大家可以根据自己数据实际情况完成空白行列的添加。

 

2. 一步到位 VBA脚本快速实现行列添加

上述增加辅助行列的方法虽然操作简单，但是对于很多追求效率的朋友来说，还是略显繁琐。对于这类朋友，还可以借助VBA脚本实现空白行列的一键添加。

要在上述示例中插入空白列，点击“开发工具→VB→插入→模块”，在打开的窗口将下列代码粘贴到空白处，这样保存后就会添加一个名为“插入空白列”的宏脚本（图7）。

Sub 插入空白列()

For i = 1 To 3

Cells(1, 2 * i).Select

Selection.EntireColumn.Insert

Next i

End Sub

代码解释：

For i = 1 To 3 ：本例表示只插入3列空白列，具体数值请根据自己实际数据选择。

Cells(1, 2 * i).Select：表示在第一行，2*i列处插入空白列进行间隔

Selection.EntireColumn.Insert： EntireColumn表示插入的是列，如果是插入行则使用EntireRow代码。

 

图7 插入空白列代码

 

保存后返回原始数据窗口，点击“开发工具→宏→插入空白列→执行”，执行这个宏后就会在原来的列之间插入一个空白列了（图8）。

 

图8 运行宏插入空白列

 

如果是插入空白行，输入下列的代码即可：

Sub 插入空白行()

For i = 1 To 10 ,表示插入10个空行

Cells(2 * i, 1).Select

Selection.EntireRow.Insert ,表示插入的是空行

Next i

End Sub